Het Afdelingsreglement GroenLinks Rotterdam schrijft voor dat de ledenvergadering kan besluiten dat de lijsttrekker van GroenLinks Rotterdam per referendum wordt gekozen. In maart 2017 heeft de ledenvergadering besloten, dat als zich meerdere kandidaten voor het lijsttrekkerschap melden, er een lijsttrekkersreferendum gehouden zal worden. Met het houden van een referendum hebben de leden van GroenLinks Rotterdam de mogelijkheid om op een directe wijze hun mening te laten tellen.
Referendumcommissie
Het afdelingsbestuur heeft een referendumcommissie benoemd. De commissie bestaat uit Berend Potjer, Reinout van Schouwen en Sigrid Oosterwegel. De commissie is verantwoordelijk voor de vaststelling en bekendmaking van het tijdschema, het verloop van de stemming en de vaststelling van de uitslag. De referendumcommissie ziet toe op een juiste berekening van de uitslag van het referendum en legt verantwoording af over de uitvoering aan het afdelingsbestuur. De commissie heeft de regels voor de stemprocedure en haar eigen werkwijze vastgelegd in dit protocol. De Referendumcommissie is bereikbaar per mail: referendumcommissie@groenlinksrotterdam.nl
Stembureau
Onder auspiciën van de referendumcommissie wordt een stembureau ingesteld. Het stembureau stelt vast wie mogen stemmen en ziet toe op het correcte verloop van de stemprocedure. Voor vragen over de regels die worden toegepast op dit referendum kunnen leden zich direct tot de referendumcommissie wenden.
Deelname
Alle stemgerechtigde leden van GroenLinks Rotterdam mogen deelnemen aan het referendum. Stemgerechtigd is ieder lid dat niet geschorst is en dat na persoonlijke betaling van ten minste de jaarlijkse minimumcontributie en bij aanvang van de stemming drie maanden bij de landelijke ledenadministratie als lid staat geregistreerd (dus eerder dan 6 juni 2017). Het is niet mogelijk om iemand te machtigen. Wel kan een lid hulp vragen bij het uitbrengen van een stem. Het is niet toegestaan om leden aan te bieden om voor hen te stemmen (het zogenaamde 'ronselen').
Stemperiode en stemfaciliteiten
Het referendum loopt van woensdag 6 september 22.00 uur tot en met woensdag 20 september 22:00 uur. Op woensdag 6 september ontvangen alle stemgerechtigde leden van GroenLinks Rotterdam een brief of mail met steminstructies en een persoonlijke kiescode. De stemgerechtigde leden ontvangen daarnaast in het kort informatie over het onderwerp van stemming en de stemprocedure. De stem kan uitgebracht worden via internet. Eventueel kan een papieren stembiljet worden aangevraagd. Het aanvragen van een papieren stembiljet kan tot woensdag 13 september 12:00 uur. Gestemd wordt door via internet of op het papieren stembiljet een voorkeursvolgorde samen te stellen.
Database
Alle uitgebrachte stemmen worden opgeslagen in een database. De stemmen worden anoniem opgeslagen, wat wil zeggen dat een via internet uitgebrachte stem zonder de bijbehorende kiescode wordt opgeslagen. Het verband tussen stemmer en stem wordt dus direct verbroken. De kiescode wordt apart opgeslagen om te registreren dát het stemgerechtigde lid gestemd heeft, zodat met elke kiescode slechts éénmaal gestemd kan worden. De referendumcommissie geeft in deze gegevens geen inzage.
Stemmen die op papier worden uitgebracht worden ingevoerd in dezelfde database als de stemmen die via internet zijn uitgebracht. Op het stembiljet staan alleen de kiescode en de voorkeursvolgorde en geen persoonsgegevens van de stemmer. De stembiljetten worden ingevoerd door minimaal twee personen van de referendumcommissie onder toezicht van het stembureau. Na het invoeren van de stem wordt het papieren stembiljet vernietigd.
Het invoeren van de stemmen op papier geschiedt na sluiting van het referendum en vóór het opmaken van de uitslag. Daarbij wordt gecontroleerd of met de kiescode al gestemd is. Indien met één kiescode zowel een stem via internet als op papier is uitgebracht, is het papieren stembiljet ongeldig.
Nazending kiescode
Wanneer een lid aangeeft de brief of mail met de uitnodiging tot stemmen en de kiescode niet te hebben ontvangen, kan het lid verzoeken om nazending. Indien het lid inderdaad mag deelnemen, kan het lid aangeven of de kiescode per post of per mail moet worden toegestuurd. Verzending kan alléén naar een postadres of mailadres dat reeds bij GroenLinks bekend is. Woensdag 13 september om 12:00 uur is als uiterste tijdstip vastgesteld om aan een verzoek tot toezending van nieuwe steminstructies tegemoet te kunnen komen.
Geldigheid en uitslag
Er geldt geen opkomstdrempel voor dit referendum. De uitslag wordt bepaald volgens de regels die zijn gesteld in het Huishoudelijk Reglement van GroenLinks, artikel 14.
Bekendmaking
De bekendmaking van de uitslag vindt plaats op 21 september om 16.00 uur. Tot een uur na de openbare bekendmaking kan de juistheid van de uitslag worden betwist door middel van het aantekenen van een beroep.
Bezwaar
Als een lid van GroenLinks meent dat in strijd met het protocol wordt gehandeld, kan het lid zich richten tot de Referendumcommissie.